Statens kartverk har fra årsskiftet fått en ny rolle, som tilsynsmyndighet for matrikkelvirksomheten ute i Kommune-Norge. I den nye rollen skal Kartverket kontrollere hvordan landets kommuner utfører oppmålingsforretninger og registrerer eiendomsinformasjon i Matrikkelen, og hvordan matrikkelloven blir praktisert. I 2012 vil det bli utført matrikkeltilsyn i 20 kommuner.
Kartverket har gjennomført et prosjekt med tilsyn i 2011.
Hjemmelen for prosjektet er matrikkellova § 28 tilsyn med matrikkelføring. Formålet med prosjektet har vært å prøve ut tilsyn og høste erfaring for å kunne vurdere hvordan Kartverket kan ivareta ansvaret som følger med § 28. Rammene for hvordan tilsyn skal gjennomføres er gitt i kommunelova kap. 10 A. Tilsynsmetode er systemrevisjon, jfr. ISO-19011. Valg av tilsynstema er basert på ROS-analyse.
Det er laget materiell for kurs i tilsyn og gjennomføring av tilsyn, og 16 personer fra Kartverket deltok i 2011 i 4 dagers kurs i tilsyn. Det ble i prosjektet gjennomført tilsyn med 6 kommuner, Suldal, Sola, Stavanger, Sandefjord, Larvik og Siljan. Dette var kommuner som sa seg villig til å delta i prosjektet. De ble plukket ut i samråd med Statens kartverk Stavanger og Skien med utgangspunkt i at de regnes som oppegående og har god kompetanse.
Anders Fekjær er tilsynsansvarlig ved matrikkelavdelingen i Statens kartverk, og han forteller at det er valgt 2 hovedtema for tilsynet:
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom
• føring av bygningsinformasjon
• føring av adresse
• føring av ikke fullført oppmålingsforretning
• behandling av krav om retting
• behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
• behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert.
Tilsynet ble gjennomført slik: forberedelse/avklaring i lag med kommunen/innhenting av informasjon, åpningsmøte, intervjuer, sluttmøte, rapport, tilbakemelding fra kommunen på evt. avvik. Åpningsmøte, intervju og sluttmøte foregikk i løpet av 2 dager.
Avvikene som ble gitt kan i korthet oppsummeres slik:
- Suldal, Sola, Sandefjord, Siljan: Utlevering av matrikkelinformasjon – manglende registrering.
- Suldal, Sola, Stavanger, Sandefjord, Siljan: Krav til protokoll og dokumentasjon ved oppmålingsforretning for grensejustering er ikke oppfylt.
- Stavanger, Larvik, Siljan: Føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen er organisert på en slik måte at tidsfristen overskrides i mange/en del saker
- Stavanger: Kommunen sikrer ikke at alle nye grenser blir merket og målt før oppmålingsforretning blir registrert som fullført i matrikkelen
- Larvik: For visse feilrettingssaker så praktiseres det ikke å sende ut særskilt underretning til alle parter.
Merknadene som ble gitt kan i korthet oppsummeres slik:
- Suldal, Larvik, Sandefjord: Kommunen har rutiner som sikrer at bygningsinformasjon/matrikkelen blir ført fortløpende, men har ikke tilstrekklig kapasitet/beredskap som sikrer at tidsfrister rundt dette i alle tilfeller blir fulgt.
- Suldal, Sola: Kommunen mangler oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk.
- Siljan: Samhandling mellom hhv. plan- og bygningsloven og matrikkelloven er basert på rutiner som i liten grad er skriftlige.
Det er laget tilsynsrapporter der kommunen blir avkrevd en tilbakemelding om de tiltak kommunen vil gjøre for å rette opp i avvikene.
Anders Fekjær sier videre at Kartverket vil evaluere tilsynstemaene bl.a. for å se om Kartverket har muligheten til å styrke kontrollen av praktisk gjennomføring av oppmålingsforretninger, gjerne sammenholdt med delingstillatelsen. Fylkesmennene har et koordineringsansvar for statlig tilsyn med kommunene, jfr. kommuneloven. “Vårt tilsyn er en del av dette. Vi må vurdere hvordan kontakten mellom Kartverket og fylkesmennene skal være, og om fylkeskartkontorenes eventuelle involvering i denne koordineringen”, sier Fekjær. Tilsynet for 2012 er nå planlagt, og Fekjær sier at 20 kommuner vil få tilsyn inneværende år. Utplukk har skjedd etter loddtrekning basert på ulike kriterier, som fylke, kommunestørrelse og folketall, for å få spredning på kommunetypene som blir underlagt tilsyn. Hvilke kommuner dette er, vil bli offentliggjort når kommunene er tilskrevet.
Avslutningsvis sier Fekjær at målet er at framtidige tilsynsrapporter blir offentliggjort på internett, og at Kartverket er interessert i publisitet rundt matrikkeltilsynet.
Les artikkel om tilsynet på Kartverkets sider her.